Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 14 juli 2026
Wie zijn wij en welke rol hebben we?
Vesteo is een platform voor vastgoedbeheer. Als je Vesteo als verhuurder of beheerder gebruikt, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van je huurders; Vesteo is de verwerker die die gegevens namens jou verwerkt. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Voor je eigen accountgegevens (als gebruiker) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
Vragen over privacy? Mail privacy@vesteo.nl.
Welke persoonsgegevens verwerken we?
- Gegevens van huurders: naam, adres, e-mail, telefoon, en waar ingevuld KvK/btw.
- Financiële gegevens: huurfacturen, creditnota's en bankmutaties (o.a. MT940-import).
- Accountgegevens van gebruikers: naam, e-mail en inloggegevens (via de authenticatie).
- Gebruiks- en foutgegevens voor beveiliging en betrouwbaarheid (foutmeldingen worden gescrubd).
Grondslagen en doeleinden
- Uitvoering van de overeenkomst — het beheren van objecten, verhuur, facturatie en betalingen.
- Wettelijke verplichting — het bewaren van de financiële administratie voor de fiscus.
- Gerechtvaardigd belang — beveiliging, misbruikpreventie en het verbeteren van de dienst.
Bewaartermijnen
We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Waar de fiscale bewaarplicht botst met het verwijderrecht, bewaren we alleen de financiële stukken en wissen/anonimiseren we de overige persoonsgegevens.
| Gegevens | Termijn | Grondslag |
|---|---|---|
| Facturen en financiële administratie (huurfacturen, creditnota's, bankmutaties) | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). |
| Huurovereenkomsten | Looptijd + tot 5 jaar na afloop | Verjaringstermijn van vorderingen; onderbouwing van de rechtsverhouding. |
| Persoonsgegevens huurder (NAW, contact) zonder financiële historie | Tot einde huurrelatie, daarna wissen/anonimiseren | Niet langer bewaren dan noodzakelijk (AVG art. 5 lid 1 sub e). |
| Auditlog (wie deed wat, wanneer) | Zolang de werkomgeving bestaat | Beveiliging en verantwoording (AVG art. 32). |
| Verzendlog e-mails (aan wie, onderwerp, verzendstatus — niet de inhoud) | 24 maanden na verzending (standaard; instelbaar) | Gerechtvaardigd belang: aantoonbaar maken dat een factuur of herinnering is verstuurd. De factuur zelf valt onder de fiscale bewaarplicht en blijft langer bewaard. |
| Batchlogboek (uitkomst per item van een facturatie- of bulkronde) | 90 dagen na de ronde (standaard; instelbaar) | Gerechtvaardigd belang: een afwijkende ronde kunnen uitzoeken. De samenvatting blijft in het auditlog. |
| Technische gegevens (sessies, verificatietokens, rate-limit-tellers met IP-adres, portaallinks) | 7 tot 180 dagen na verval | Beveiliging en werking van de dienst; na verval hebben deze gegevens geen doel meer (AVG art. 5 lid 1 sub e). |
| Foutmeldingen (Sentry, gescrubd) | Kort (retentie van de monitoringdienst, ~90 dagen) | Gerechtvaardigd belang: beveiliging en betrouwbaarheid. |
Sub-verwerkers
Voor het leveren van de dienst schakelen we de volgende sub-verwerkers in:
| Partij | Dienst | Doel | Regio |
|---|---|---|---|
| Neon | Databasehosting (PostgreSQL) | Opslag van alle applicatiegegevens (huurders, objecten, facturen, bankmutaties). | EU (EER) |
| Vercel | Applicatiehosting | Draaien en serveren van de applicatie (server-actions, API, pagina's). | EU (EER) |
| Resend | Transactionele e-mail | Verzending van huurfacturen en systeemnotificaties per e-mail. | VS/EER — met passende waarborgen (standaardcontractbepalingen) |
| Sentry | Foutmonitoring | Diagnostische foutmeldingen (persoonsgegevens worden vooraf gescrubd). | VS/EER — met passende waarborgen (standaardcontractbepalingen) |
Cookies en statistieken
Noodzakelijke cookies houden je ingelogd en beveiligen het formulierverkeer. Die zijn nodig om de dienst te laten werken en staan altijd aan.
Daarnaast meten we met Vercel Web Analytics anoniem hoe de site gebruikt wordt, zodat we hem kunnen verbeteren. Dat gebeurt alleen nadat je daar bij het eerste bezoek expliciet mee hebt ingestemd. Kies je “Alleen noodzakelijk”, of maak je nog geen keuze, dan wordt er niets geladen en niets gemeten. Er zijn geen advertentie- of trackingcookies van derden.
Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via Cookievoorkeuren onderaan elke pagina. De banner verschijnt dan opnieuw; tot je opnieuw kiest, blijft de meting uit.
Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht van je persoonsgegevens. Verwijderen is in Vesteo ook technisch ingebouwd:
- Een huurder kun je anonimiseren: de persoonsgegevens worden gewist terwijl de verplicht te bewaren facturen behouden blijven.
- Een werkomgeving kan door de eigenaar volledig worden verwijderd, inclusief alle onderliggende gegevens (Instellingen → Gevarenzone).
Een verzoek indienen of een klacht? Mail privacy@vesteo.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Datalekken
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen. Bij een datalek dat de tenant raakt, informeren we de betreffende verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, met de bij ons bekende details, zodat die tijdig aan de eigen meldplicht kan voldoen.